PENGERTIAN MANAJEMEN
PERKANTORAN
Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork. Yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran. (Office Management).
Manajemen perkantoran dapat dikatakan sebagai kekuatan yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang merencanakan, mengorganisasi dan mengkoordinasikan manusia, uang, metode, material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan, serta tujuan organisasi tercapai.
PENDAPAT BEBERAPA AHLI TENTANG PENGERTIAN MANAJEMEN PERKANTORAN
- GEORGE R. TERRY :
Manajemen perkantoran adalah rencana, kendali atau pengorganisasian perkantoran, agar bergerak untuk sampai pada tujuan yang ditetapkan.
- JOHN NEUNER DAN BENJAMIN HAYNES :
Manajemen perkantoran merupakan aktivitas
yang dilakukan untuk mengawasi setiap sisi dari perkantoran. Mereka lebih
menekankan pada manajemen pengawasan yang perlu diatur oleh sebuah kantor.
- LITTLEFIELD DAN PETERSON :
Pengertian Manajemen perkantoran adalah kegiatan yang mengarah
pada setiap hal yang menyangkut kegiatan rutin di kantor. Dengan mengacu pada
manajemen yang dibuat sebelumnya.
- ARTHUR GRAGER :
Pengertian Manajemen perkantoran adalah tata kelola dari fungsi
manajemen perkantoran yang mengarah pada komunikasi. Juga pada mutu pelayanan
dalam sebuah kantor.
- W. H EVANS :
Pengertian Manajemen perkantoran adalah manajemen yang berguna
untuk mengarahkan setiap tahapan dari sistem operasi perkantoran. Mulai
dari mengelola data kantor, komunikasi antar pegawai, hingga mengingatkan
setiap pegawai untuk mengikuti hasil manajemen yang ada.
- LIANG GIE
Pengertian Manajemen perkantoran adalah kumpulan dari kegiatan
yang direncanakan, diorganisir, diarahkan, diawasi, dikendalikan dengan tata
tertib kantor. Pengertian tersebut dikemukakan sudah lama yaitu, pada tahun
1991.
- SUPARJATI
Pengertian Manajemen perkantoran adalah bentuk kerja sama yang
melewati proses guna tiba atau sampai pada tujuan. Pengertian tersebut
dikemukakan oleh Suparjati bersama kawan-kawan di tahun 2000 lalu.
- WILLIAM LEFFINGWELL DAN EDWIN ROBINSON
Pengertian Manajemen perkantoran adalah cabang yang tertuju pada
seni serta bagian ilmu dari manajemen itu sendiri. Manajemen yang penting untuk
lebih mengarahkan pekerjaan kantor secara efisien. Sehingga dapat pekerjaan
kantor dapat benar-benar terlaksana
- HAL NOURSE
Pengertian Manajemen perkantoran adalah fungsi dari service dalam
perkantoran yang berlangsung. Pengontrollan terhadap setiap bidang yang ada
dalam kantor. Sampai menyangkut manajemen administrasi agar tertata secara
rapi.
SEGI-SEGI MANAJEMEN PERKANTORAN
- Segi Tujuannya
- Segi Pengorganisasian
Penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas-tugas tenaga kerja tersebut. Mis : karyawan ® pegawai ® staf ® manajer
- Segi Kepegawaian
- Segi Metode / prosedur
- Segi Mesin-Mesin dan Perlengkapan
Mesin-mesin dan semua benda-benda atau barang mati yang dipergunakan dalam kantor-kantor untuk membantu atau mempermudah pelaksanaan pekerjaan.
- Segi Lingkungan
TUGAS-TUGAS MENAJER
Tugas seorang manajer kantor adalah mengawasi kantor untuk mencapai tujuannya dan memberikan pengarahan-pengarahan kepada para bawahannya.
Tugas-Tugas Pokok Manajer :
1. Memberi instruksi untuk melaksanakan pekerjaan.
2. mengawasi pegawai-pegawai dalam melaksanakan tugasnya
3. Melatih pegawai-pegawai untuk melaksanakan tugasnya.
4. mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan.
Tugas Manajer Kantor
Dalam Hubungannya Dengan Bawahan :
1. Mendamaikan perselisihan-perselisihan bawahan / perorangan .
2. Memelihara disiplin, memberi ujian atau memberi celaan jika perlu.
3. memelihara hubungan antar manusia yang baik dengan bawahan.
4. Jika perlu memberi hutang.
Tugas Manajer Kantor
Dalam Hubungannya Dengan Atasan :
1. Menerima tanggung jawab atas pekerjaan kantor dengan para atasan
2. Bekerja sama dengan pengawas-pengawas lainnya
3. Mengijinkan dan menolak permintaan para pegawai.
4. Melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan terhadap lingkunagn kantor.
FUNGSI MANAJEMEN
PERKANTORAN
Secara umum ada empat fungsi utama dalam
manajemen perkantoran, yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian
(organizing), pengarahan (comanding) dan pengawasan (controling). Berikuti ini
penjelasan keempat fungsi manajemen perkantoran tersebut :
- Perencanaan (Planning)
Fungsi perencanaan dalam manajemen perkantoran
merupakan fungsi yang akan menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu
hasil yang diinginkan. Jadi, dalam perencanaan ini seorang manajer harus
memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber daya yang dimiliki.
Dalam perencanaan ini seorang manajer harus
mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan. Kemudian
dia harus melihat juga apakah rencana yang dipilih itu cocok dan dapat
digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan atau organisasi. Perencanaan
merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa
perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tidak berjalan.
- Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian dalam manajemen perkantoran antara lain membagi
suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Fungsi
pengorganisasian ini dapat mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan
menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang sudah
dibagi-bagi tersebut.
Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas
apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana
tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggungjawab ataws tugas
tersebut, dan pada tingkatan mana keputusan harus diambil.
Fungsi pengorganisasian
dalam manajemen sangat penting karena:
- Dapat membantu mewujudkan struktur organisasi yang jelas.
- Dapat mendeskripsikan atau menguraikan tugas dari setiap bidang secara jelas
- Wewenang dan tanggungjawab dalam organisasi menjadi lebih jelas.
- Dapat memperlihatkan antar tugas atau pekerjaan dari setiap unit organisasi.
- Sumber daya manusia dan materil yang dibutuhkan dapat diketahui.
Adapun langkah-langkah
yang perlu diperhatikan agar hasil pengorganisasian dapat diperoleh dengan baik
antara lain sebagai berikut :
- Mengetahui tujuan
- Membagi habis pekerjaan dalam unit organisasi
- Menggolongkan kegiatan ke dalam unit yang operasional atau praktis
- Menentukan wewenang dan tanggung jawab
- Menentukan atau menyediakan sarana dan prasarana yang diperlukan
- Memilih, menempatkan dan menugaskan personil sesuai dengan keterampilan
- Mendelegasikan wewenang.
- Pengarahan (Commanding)
Fungsi pengarahan dalam
manajemen perkantoran merupakan fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha
memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam
melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan
benar-benar tertuju pada tujuan yang ditetapkan sejak awal.
Dalam fungsi pengarahan
ini, seorang manajer juga harus mampu melakukan fungsi pengkoordinasian
sekaligus. Fungsi pengkoordinasian dalam sebuah organisasi atau perusahaan
sangat penting, karena fungsi ini merupakan salah satu fungsi manajemen yang
menghubungkan, menyatukan, dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga
terdapat kerjasama yang terarah dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
Bila fungsi
pengkoordinasian ini tidak berjalan dengan baik maka akan terjadi kekacauan,
percekcokkan, kekosongan kegiatan, dan sebagainya sehingga menggagalkan
pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan.
- Pengawasan (Controling)
Fungsi pengawasan dalam
manajemen perkantoran sangat diperlukan untuk menjaga agar seluruh kegiatan dan
efektivitas pendayagunaan sumber-sumber daya yang ada tidak menyimpang dari
rencana sehingga tujuan organisasi atau perusahaan dapat direalisasikan.
Fungsi ini harus dilakukan
oleh seorang manajer untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah
direncanakan, diorganisasikan, dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai
dengan target yang diharapakan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam
lingkungan.
Secara garis besar, proses
pengawasan dalam manajemen perkantoran mengandung langkah-langkah kegiatan
sebagai berikut:
- Menentukan objek-objek yang akan diawasi
- Menetapkan standar sebagai alat ukur pengawasan atau yang menggambarkan pekerjaan yang dikehendaki.
- Menentukan prosedur, waktu dan teknik yang dipergunakan.
- mengukur hasil kerja yang dilaksanakan.
- Membandingkan antara hasil kerja dengan standar untuk mengetahui apakah ada perbedaan.
- Melakukan tindakan perbaikan terhadap suatu penyimpanan yang berarti.
Berdasarkan paparan diatas,
maka tujuan fungsi pengawasan antaran lain sebagai berikut:
- Mencegah terjadinya penyimpangan pencapaian tujuan yang telah direncanakan.
- Agar proses kerja sesuai dengan prosedur yang telah digariskan atau ditetapkan.
- Mencegah dan menghilangkan hambatan dan kesulitan yang akan, sedang, atau mungkin terjadi dalam pelaksanaan kegiatan.
- Mencegah penyimpangan penggunaan sumber daya.
- Mencegah penyalahgunaan otoritas dan kedudukan.
RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKANTORAN
1. Aktivitas Kantor
Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing-masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang akan dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang hendak dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli, tentang aktivitas apa saja yang harus menjadi funngsi seorang manajer kantor.
Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitaskativitas yang berhubungan dengan.
a) Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang :
- Perencanaan gedung, yang meliputi : letak gedung dan bentuk gedung
- Tata suara
- Tata warna
- Tata ruang kantor
- Ventilasi
- Penerangan / cahaya
- Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
- Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor
- Anggaran (Budgeting) perkantoran
b) Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi serta orang atau pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tsb.
c) Pengawasan Perkantoran :
Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:
- Kualitas pekerjaan kantor
- Waktu pekerjaan kantor
- Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.
- Biaya perkantoran
- Alat perlengkapan dan perabotan kantor
- Pelayanan kantor
- Pengawasan dokumentasi.
2. Sarana / Fasilitas Kerja Perkantoran
Sebagaimana telah diuraikan dimuka, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun barbagai tugas dinas lainnya.
Berdasarkan pengertian di atas, apabila dikembangkan menjadi perkantoran berarti yang dimaksud disini adalah “kantor beserta semua sarana yang saling terkait didalamnya”, yaitu:
- Lokasi
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain:
- Faktor lingkungan tetangga.
- Faktor dekat.
- Faktor harga.
- Faktor dekat labour market.
- Faktor jalan keluar masuk pegawai.
- Faktor keamanan.
- b) Gedung
1. Dapat memberikan fasilitas.
2. Menjamin kesehatan
3. Berkesan yang baik.
4. Fleksibel.
5. Keseimbangan biaya keuntungan.
- Peralatan
Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:
- Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, lacilaci, dsb yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administrative.
- Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus dan peralatan habis pakau lainnya.
- Interior
Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor.
- Mesin-mesin Kantor
Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesinmesin kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.
3. Tujuan Manejemen Perkantoran
Dalam proses manajemen, sasaran yang dituju adalah tercapainya tujuan secara efisien. Yang dimaksud efisien disini adalah memenuhi persyaratan baik ditinjau dari segi ekonomis, teknis, dan pisikologis.
- Ekonomis. Bukan berarti murah dari segi biaya, tetapi pantas dan sesuai. Misalnya kita pergi memancing ikan dengan tujuan mendapatkan ikan kakap. Agar biaya murah kita gunakan cacing untuk umpan (bahkan tanpa biaya). Hal hasil tujuan mendapatkan ikan kakap tidak pernah tercapai, bahkan kita sudah rugi waktu dan tenaga.
- Teknis. Dalam arti berdaya guna atau bermanfaat.
- Pisikologis. Dalam arti terdapat kepuasan.
Demikian blog saya tentang
manajemen perkantoran semoga dapat membantu dan bermanfaat :)
Wassalamualaikum..
No comments:
Post a Comment